Quando o remetente de um e-mail clica no botão enviar, a mensagem é submetida através do servidor de envio de mensagens chamado SMTP e é processada pelo MTA (Mail Transfer Agent), que é uma aplicação responsável por transferir as mensagens entre servidores de e-mail.
Então, o processo de envio e recebimento de mensagens de e-mail envolvem quatro dispositivos para sair de uma caixa e entrar em outra: do remetente e do destinatário (que pode ser um computador, notebook, celular, tablet) e os servidores de envio e recebimento (que são grandes máquinas administradas por provedores de hospedagem de site e e-mail).
Cabe destacar que - caso o remetente e o destinatário tenham configurado/ativado o certificado de segurança SSL nos protocolos utilizados (SMTP/POP/IMAP) no cliente de e-mails - as mensagens percorrem esse caminho criptografadas, ou seja, protegidas. Por isso, somente o remetente e o destinatário conseguem ler seu conteúdo.
O que é um servidor de e-mail?
Os servidores de e-mails são computadores de grande capacidade, segurança e desempenho que armazenam e processam as mensagens que são enviadas e recebidas.
Esses servidores utilizam protocolos para envio e recebimento de mensagens, que são: SMTP, POP3 e IMAP.
O que é um protocolo de e-mail?
Os protocolos são regras que definem e organizam as formas de envios e recebimentos dos e-mails que circulam pela internet.
Tipos de protocolo de e-mail:
O SMTP é um protocolo de envio de e-mails. A sigla quer dizer Simple Mail Transfer Protocol, em português, Protocolo de Transferência de Correio Simples. Como esse protocolo é somente utilizado para enviar os e-mails, utiliza-se outros protocolos para que as mensagens sejam recebidas pelos clientes de e-mail: o POP3 e o IMAP.
O POP3 é um protocolo de recebimento de mensagens utilizado em programas clientes de e-mail (como Microsoft Outlook). Esse protocolo tem a função de baixar as mensagens do servidor de e-mail para a sua máquina.
Esse protocolo acessa somente a caixa de entrada. Com ele, é possível configurar para que deixe uma cópia das mensagens no servidor ou baixá-las diretamente, deixando a caixa de entrada vazia no servidor.
O IMAP é um protocolo de recebimento de mensagens que conecta e sincroniza todas as pastas do e-mail, funcionando como um espelho da sua conta. Ou seja, tudo o que você faz no seu cliente de e-mail (ler, apagar ou transferir mensagem de pasta), é atualizado no servidor. Com isso, é possível portar todas as suas mensagens para qualquer lugar, podendo ter acesso às alterações feitas, bastando configurar sua conta de e-mail em um programa que suporte este protocolo.
O IP é a sigla para Internet Protocol (Protocolo da Internet). É uma sequência numérica que funciona como um rótulo para identificar dispositivos conectados na internet (sites, computadores, smartphones, tablets, roteadores). Exemplo de endereço IP: 200.162.176.6.
O DNS é a sigla para Domain Name System, o que em português quer dizer Sistema de Nomes de Domínios. Esse sistema é o responsável por traduzir o endereço IP em um nome, tornando acessos aos sites mais simplificados.
Na prática, um DNS trabalha da seguinte forma:
Quando você digita um domínio (endereço de um site) da internet, como por exemplo, https://www.task.com.br, o servidor de DNS pega esse domínio e identifica a qual endereço numérico (IP) ele pertence.
Esse sistema serve para facilitar o acesso e impedir a necessidade de decorar essas sequências numéricas para acessar conteúdos na internet.
O SPF é a sigla para Sender Policy Framework, e pode ser traduzido por Estrutura para Política de Envio [de mensagens]. Essa estrutura tem o papel de proteger o recebimento e o envio de e-mails.
Na prática, o SPF evita o envio de mensagens que não sejam autorizadas pelos servidores cadastrados no seu domínio. Em outras palavras, essa tecnologia impede que o seu e-mail seja utilizado por outras pessoas.
Para ficar ainda mais claro, a regra de SPF utiliza um arquivo TXT, que fica configurado no DNS do domínio, onde se encontram os endereços IP/servidores que têm autorização para enviar mensagens pelo domínio em questão.
SPAM é uma sigla que significa Sending and Posting Advertisement in Mass, que quer dizer Enviar e Postar Publicidade em Massa. Mas o significado do termo vai um pouco além disso. Podemos dizer que o SPAM é qualquer tipo de mensagem que o destinatário não deu “consentimento” para ser enviada, ou seja, e-mails não solicitados.
Cada servidor de e-mail possui suas próprias regras para filtrar mensagens e considerá-las como SPAM ou não. Os servidores da Task, por exemplo, funcionam da seguinte forma:
O filtro de anti-spam atribui uma nota para a mensagem que varia de 3.0 (mais rígido) a 12.0 (muito tolerante). Quanto mais alta a nota do e-mail, mais chance essa mensagem tem de cair no SPAM. Por padrão, nosso filtro anti-spam fica configurado com a pontuação 6.0.
Veja como alterar a sensibilidade do filtro Anti-Spam dos e-mails da Task em nosso Wiki.
Existem muitos motivos para um servidor ter uma nota alta e, consequentemente, uma reputação baixa. Pode acontecer, por exemplo, de algum e-mail ter sido marcado diversas vezes como não confiável. Além disso, marcar mensagem como spam contribui muitas vezes para isso, fazendo com que a reputação do servidor fique ruim na internet.
Também é importante saber que existem bases de dados de reputação e de listas negras (ou blacklists) na internet que são consultadas pelos provedores de e-mail, para saberem se o servidor de origem está listado como não confiável.