Tenha um e-mail profissional


Construir uma presença digital e criar formas de atendimento online ao cliente são essenciais na atualidade. Uma das ferramentas para consolidar esse serviço é o e-mail corporativo. Neste espaço, você tira todas as suas dúvidas sobre e-mail e aprende como conquistar mais credibilidade e segurança para o seu negócio.

O que é um e-mail?

O que é um e-mail?

O e-mail (abreviatura de electronic mail, ou correio eletrônico) é um sistema digital que permite criar, enviar e receber mensagens pela internet.

A palavra e-mail, além do sistema de correio eletrônico, também pode designar a mensagem que é enviada por meio do programa.

O que é um e-mail corporativo?

O que é um e-mail corporativo?

O e-mail corporativo é um e-mail personalizado com o nome da sua empresa, projeto ou produto. Essa ferramenta é essencial para gerir a comunicação (interna e externa) de organizações e, ainda, é responsável por retirar a aparência de amadorismo ao seu negócio - que é o que acontece quando usa-se um serviço de e-mail gratuito.

Vantagens de um e-mail profissional

Quais as vantagens de um e-mail profissional?

Um e-mail profissional tem como vantagens:

  • Segurança
  • Credibilidade e profissionalismo
  • Monitoramento dos dados
  • Gerenciamento dos dados
  • Reputação do e-mail
  • Suporte técnico especializado

Ainda está com alguma dúvida?


  • O que é um e-mail?
  • O que é um e-mail corporativo?
  • Quais as vantagens de um e-mail profissional?
  • Por que ter um e-mail corporativo?
  • O que é necessário para ter um e-mail profissional?
  • Como escolher um bom provedor de e-mail corporativo?
  • Eficiência: como organizar o e-mail corporativo?
  • Criar e-mail profissional por setor é importante?
  • Quais são os principais aplicativos de e-mail?
  • Como acessar e-mail corporativo pelo celular?
  • Posso usar o e-mail corporativo para fins particulares?
  • Como os e-mails são enviados?
  • O que é um e-mail marketing?
  • O que fazer para seu e-mail marketing não cair no SPAM?
  • Quadro comparativo: e-mail x outras ferramentas

Quais as vantagens de um e-mail profissional?

Segurança

Um e-mail profissional está armazenado em servidores dedicados de e-mail que possuem vários sistemas de segurança. O servidor de e-mail corporativo é monitorado com objetivo de identificar e bloquear qualquer suspeita de acesso indevido.

Na Task Internet, por exemplo, os servidores de e-mail fazem bloqueios de tentativas de adivinhação de senhas. Se um e-mail tiver sua senha digitada incorretamente por algumas vezes, o IP é bloqueado.

As empresas de hospedagem de site e e-mail, frequentemente, dispõem de servidores confiáveis, estáveis e, ainda, oferecem serviços de backup. Para aumentar ainda mais o nível de segurança do serviço, os e-mails profissionais possuem anti-spam e antivírus.

Credibilidade e profissionalismo

O e-mail profissional, ou seja, com o nome da sua empresa, passa muito mais credibilidade que um e-mail com um endereço genérico. Toda instituição precisa passar seriedade, comprometimento e profissionalismo para conquistar a confiança dos potenciais clientes.

Como consequência, é possível ao empreendedor imprimir mais valor à marca e construir uma identidade em cima desse nome, para sempre ser lembrado. Além disso, um endereço eletrônico que possua mais credibilidade passa mais confiança para que o receptor abra a mensagem, sendo assim, um e-mail profissional possui maior taxa de abertura.

Monitoramento dos dados

Um serviço de e-mail corporativo permite o controle e o monitoramento de informações que circulam na empresa, bem como o que é enviado para fora dela. Permitindo, assim, mais segurança das suas informações.

Gerenciamento dos dados

Dependendo da empresa de hospedagem de site e e-mails que escolher, você também terá a funcionalidade de gerenciamento de mensagens. Com isso, é possível emitir relatórios de números de atendimentos e acompanhar o desempenho das suas equipes.

Reputação do e-mail

Os servidores de e-mail profissional tendem a ter uma melhor reputação do que os servidores de e-mails gratuitos. Isso diminui a chance de um e-mail cair no SPAM. As empresas de hospedagem de site e e-mail, normalmente, fazem bloqueios e monitoramentos para diminuir possibilidade de seus servidores ficarem com reputação baixa.

Suporte técnico especializado

Quando o seu e-mail gratuito apresenta algum tipo de problema ou quando você possui alguma dúvida, a quem você recorre? Pois bem, você precisará fazer algumas pesquisas até conseguir solucionar o seu problema/dúvida. Com um serviço de e-mail profissional, além de conteúdo técnico e de confiança, você tem à disposição do seu negócio profissionais capacitados para ajudar na solução de problemas e solução das suas principais dúvidas.

Por que ter um e-mail corporativo?

Além de uma ferramenta essencial de comunicação para qualquer organização, o e-mail profissional é o mecanismo utilizado para uma das principais estratégias de marketing digital: o e-mail marketing.

Nesse sentido, um e-mail que possua o nome da sua empresa faz mais sentido que um e-mail genérico. Já que as pessoas sentirão muito mais confiança em abrir a mensagem de um remetente que apresente credibilidade.

Posso utilizar um e-mail gratuito em minha empresa?

Não é recomendável. Ao utilizar um e-mail gratuito (do tipo hotmail, yahoo, gmail) que não vem com o nome da sua empresa, você está perdendo a chance de reforçar sua marca, o nome do seu negócio com o seu cliente.

Além disso, é um risco não ter um e-mail com a sua identidade, já que permite que outras empresas tenham endereços parecidos com o seu.

Os e-mails gratuitos são monitorados pelas empresas que os fornecem. Dessa forma, ela tem informações valiosas sobre o comportamento dos usuários, direcionando anúncios de acordo com o perfil de cada um. Portanto, a segurança das suas informações ficam comprometidas.

O que é necessário para ter um e-mail profissional?

Basicamente, para ter um e-mail corporativo será preciso registrar um domínio e contratar uma empresa de hospedagem de site e e-mail profissional.

Entenda a diferença desses dois conceitos:

Agora, vamos aos passos:

1º - Escolher um nome (domínio) que esteja disponível para registro

Antes de registrar um domínio para o seu e-mail (o mesmo do site) é preciso escolher o nome que ele vai ter, ou seja, qual será o domínio do seu e-mail. Algumas dicas são importantes na hora de escolher esse nome:

  • Tente utilizar o nome de seu negócio no domínio;
  • O tamanho do nome não precisa ser grande;
  • Evite palavras e nomes que são difíceis de escrever ou pronunciar;
  • Evite caracteres especiais.

2º - Registrar um domínio

Depois de pensar em um nome para o seu e-mail/site, é hora de verificar se ele está disponível e registrá-lo.

Existem diversas categorias de domínios e instituições que fazem esse controle. No Brasil, o mais comum é utilizar a terminação “.com.br” gerenciado, exclusivamente, pelo Registro.br. No entanto, a Task possui uma parceria com a entidade e pode intermediar o processo e fazer todo o trâmite.

3º - Contratar uma empresa de hospedagem de site e e-mail

Esse é o momento de escolher o provedor de e-mail corporativo e/ou hospedagem de site. Estude bastante as opções para escolher a que mais se encaixa no seu projeto para criar um e-mail corporativo.

Como escolher um bom provedor de e-mail corporativo?

O primeiro ponto e mais importante: antes de escolher um provedor de e-mail corporativo é essencial conhecer as suas necessidades. Além de oferecer um bom serviço, os planos da empresa precisam ser bons para você.

No entanto, na hora da escolha, é interessante observar alguns pontos:

Espaço de armazenamento de mensagens

A capacidade de armazenamento de e-mails varia de acordo com cada provedor. Se o seu perfil é de receber muitas mensagens e deixá-las armazenadas no servidor, não pode ser um e-mail com baixa capacidade.

Atenção! Alguns planos oferecem um espaço que parece ser elevado, mas na verdade é uma capacidade a ser compartilhada entre todas as contas criadas. No entanto, informam o valor total disponível para todas as contas. Ou seja, se o plano oferece 50 GB de espaço total e você decide criar 50 contas de e-mail, o espaço de cada conta de e-mail será dividido entre esses 50 GB, não necessariamente em partes iguais. Portanto, atente-se. Escolha uma empresa que oferece um valor satisfatório por conta de e-mail.

Quantidade de contas disponíveis

Qual o tamanho da sua empresa? Qual a quantidade de e-mails que é ideal para o seu projeto? Alguns planos, a primeira vista, possuem um valor interessante, mas possuem uma quantidade limitada de criação de e-mails. Algumas vezes, apenas uma conta.

Alguns provedores, possuem planos com quantidades variadas de e-mails e, ainda, oferecem a possibilidade de contratar e-mails avulsos, de acordo com a necessidade do cliente.

Tipo/qualidade do suporte técnico

Para quem possui pouco conhecimento em relação à essa tecnologia, o tipo de suporte técnico faz toda diferença na hora da contratação. Existem empresas de hospedagem de site e e-mail que possuem apenas tutoriais ou atendimento virtual por e-mail. No entanto, nem todas as pessoas se adaptam a essa forma de atendimento.

Por isso, dependendo do nível de conhecimento que você possua ou mesmo a comodidade que você busca, o ideal é escolher uma empresa que tenha vários canais de atendimento e, principalmente, suporte humanizado - aquele que você pode ligar e conversar com um especialista.

Recursos extras disponíveis

Não basta apenas oferecer contas de e-mail com nome personalizado. É preciso garantir segurança para os clientes. Sendo assim, ferramentas como antivírus, antispam e criptografia são fundamentais.

Um tipo de recurso extra que pode ser interessante para o negócio é o monitoramento de e-mail. Assim, é possível controlar as informações que circulam dentro e fora de sua empresa e até mesmo extrair estatísticas de atendimento.

Eficiência: como organizar o e-mail corporativo?

A organização de um e-mail influencia diretamente no desempenho das tarefas diárias e, ainda, torna tudo mais fácil de encontrar posteriormente. Por isso, algumas ações são importantes para deixar o seu e-mail corporativo organizado e acelerar a sua produtividade.

Não deixe nada na caixa de entrada

Como o próprio nome já diz, esse não é um espaço para deixar as mensagens estacionadas. Assim que ler e responder, coloque-as em outras pastas.

Crie pastas e filtros de mensagens de acordo com o assunto

Alguns exemplos: “Projeto A”, “Cliente B”, “Importante”. Alguns e-mails, inclusive, permite você criar filtros que direcionam a mensagem direto para essas pastas criadas.

Envie as mensagens inúteis/indesejadas direto para a lixeira

Com o seu e-mail organizado, você dedica o seu tempo para demandas que realmente importam e não perde as mensagens que são urgentes.

Criar e-mail profissional por setor é importante?

Além da credibilidade que um e-mail profissional proporciona para um empresa, ele também pode beneficiar as instituições ao criar e-mails profissionais por setor:

Atendimento

Divulgar vários e-mails para os seus clientes, mostra que você possui uma boa estrutura para atendimento.

Comunicação

Assim como o atendimento é muito importante, uma comunicação assertiva faz toda diferença para conquistar e reter clientes. Crie e-mails intuitivos para seu cliente, como financeiro@suaempresa.com.br ou comercial@sualoja.com.br para melhorar o acesso e a comunicação em seu negócio.

Organização

É comum empresas divulgarem apenas um e-mail de contato. No entanto, centralizar sua comunicação em apenas um e-mail pode sobrecarregar a sua caixa de entrada e, ainda, dificultar a organização dessas mensagens, tornando o seu atendimento mais lento.

Quais são os principais aplicativos de e-mail?

Os principais programas clientes de e-mail utilizados para ler e enviar mensagens são:

Microsoft Outlook

O Microsoft Outlook é um programa que gerencia e-mails e, além disso, possui a funcionalidade de gerenciar contatos e calendário. Esse software faz parte do pacote Office da Microsoft. Por isso, não é possível adquiri-lo separadamente.

Mozilla Thunderbird

O Mozilla Thunderbird é um programa que gerencia e-mails criado pela Mozilla Foundation. Além de ser gratuito, esse software possui uma interface simples, intuitiva e objetiva, facilitando sua utilização.

Apple Mail

O Apple Mail, além de ser um gerenciador de e-mails criado pela Apple, também tem uma função de agenda, onde é possível agendar compromissos e organizar tarefas.

Como configurar e-mail corporativo nos programas clientes de email?

Acesse nossos tutoriais para configurar a sua conta de e-mail em um desses gerenciadores de sua preferência.

Como acessar e-mail corporativo pelo celular?

Para acessar o seu e-mail corporativo do celular, além de precisar de um aparelho que seja compatível com essa funcionalidade, os serviço de e-mail precisa estar na nuvem (e não em servidores de acesso local nas dependências da empresa).

Acesse nossos tutoriais que auxiliam na configuração para acessar o seu e-mail pelo celular:

Posso usar o e-mail corporativo para fins particulares?

A empresa pode verificar e-mail corporativo de funcionário? A resposta é sim. O e-mail corporativo é um instrumento disponibilizado pela empresa para o desempenho de atividades profissionais, como o contato com clientes e entre os funcionários.

Mesmo que um e-mail seja de uso exclusivo de um funcionário, por exemplo, joao@nomedaempresa.com.br, o que fica mais forte nesse endereço é o nome da instituição - que precisa zelar pela imagem perante parceiros e clientes.

No entanto, a empresa precisa deixar claro que o e-mail funcional é de uso exclusivo para assuntos profissionais e que o mesmo será monitorado.

Existem diversas leis que protegem os usuários da internet quanto a privacidade de informações. Por isso, cabe ressaltar que, os e-mails pessoais e as ferramentas de mensagens instantâneas como WhastApp e Facebook do funcionário não podem ser fiscalizadas, mesmo que ele acesse pela rede da empresa.

Monitoramento e e-mail corporativo: NovoMail

A Task possui uma ferramenta que monitora os e-mails @suaempresa. Conheça as funcionalidades do NovoMail:

  • Auditoria e fiscalização de e-mails;
  • Backup e histórico de ações;
  • Confirmação de envio, recebimento, relatórios e gráficos.

Como os e-mails são enviados?

Quando o remetente de um e-mail clica no botão enviar, a mensagem é submetida através do servidor de envio de mensagens chamado SMTP e é processada pelo MTA (Mail Transfer Agent), que é uma aplicação responsável por transferir as mensagens entre servidores de e-mail.

Então, o processo de envio e recebimento de mensagens de e-mail envolvem quatro dispositivos para sair de uma caixa e entrar em outra: do remetente e do destinatário (que pode ser um computador, notebook, celular, tablet) e os servidores de envio e recebimento (que são grandes máquinas administradas por provedores de hospedagem de site e e-mail).

Cabe destacar que - caso o remetente e o destinatário tenham configurado/ativado o certificado de segurança SSL nos protocolos utilizados (SMTP/POP/IMAP) no cliente de e-mails - as mensagens percorrem esse caminho criptografadas, ou seja, protegidas. Por isso, somente o remetente e o destinatário conseguem ler seu conteúdo.

Como os e-mails são enviados?

O que é um servidor de e-mail?

Os servidores de e-mails são computadores de grande capacidade, segurança e desempenho que armazenam e processam as mensagens que são enviadas e recebidas.

Esses servidores utilizam protocolos para envio e recebimento de mensagens, que são: SMTP, POP3 e IMAP.

O que é um protocolo de e-mail?

Os protocolos são regras que definem e organizam as formas de envios e recebimentos dos e-mails que circulam pela internet.

Tipos de protocolo de e-mail:

  • SMTP
  • O SMTP é um protocolo de envio de e-mails. A sigla quer dizer Simple Mail Transfer Protocol, em português, Protocolo de Transferência de Correio Simples. Como esse protocolo é somente utilizado para enviar os e-mails, utiliza-se outros protocolos para que as mensagens sejam recebidas pelos clientes de e-mail: o POP3 e o IMAP.

  • POP3
  • O POP3 é um protocolo de recebimento de mensagens utilizado em programas clientes de e-mail (como Microsoft Outlook). Esse protocolo tem a função de baixar as mensagens do servidor de e-mail para a sua máquina.

    Esse protocolo acessa somente a caixa de entrada. Com ele, é possível configurar para que deixe uma cópia das mensagens no servidor ou baixá-las diretamente, deixando a caixa de entrada vazia no servidor.

  • IMAP
  • O IMAP é um protocolo de recebimento de mensagens que conecta e sincroniza todas as pastas do e-mail, funcionando como um espelho da sua conta. Ou seja, tudo o que você faz no seu cliente de e-mail (ler, apagar ou transferir mensagem de pasta), é atualizado no servidor. Com isso, é possível portar todas as suas mensagens para qualquer lugar, podendo ter acesso às alterações feitas, bastando configurar sua conta de e-mail em um programa que suporte este protocolo.

  • O que é um endereço IP?
  • O IP é a sigla para Internet Protocol (Protocolo da Internet). É uma sequência numérica que funciona como um rótulo para identificar dispositivos conectados na internet (sites, computadores, smartphones, tablets, roteadores). Exemplo de endereço IP: 200.162.176.6.

  • O que é DNS?
  • O DNS é a sigla para Domain Name System, o que em português quer dizer Sistema de Nomes de Domínios. Esse sistema é o responsável por traduzir o endereço IP em um nome, tornando acessos aos sites mais simplificados.

    Na prática, um DNS trabalha da seguinte forma:

    Quando você digita um domínio (endereço de um site) da internet, como por exemplo, https://www.task.com.br, o servidor de DNS pega esse domínio e identifica a qual endereço numérico (IP) ele pertence.

    Esse sistema serve para facilitar o acesso e impedir a necessidade de decorar essas sequências numéricas para acessar conteúdos na internet.

  • O que é SPF?
  • O SPF é a sigla para Sender Policy Framework, e pode ser traduzido por Estrutura para Política de Envio [de mensagens]. Essa estrutura tem o papel de proteger o recebimento e o envio de e-mails.

    Na prática, o SPF evita o envio de mensagens que não sejam autorizadas pelos servidores cadastrados no seu domínio. Em outras palavras, essa tecnologia impede que o seu e-mail seja utilizado por outras pessoas.

    Para ficar ainda mais claro, a regra de SPF utiliza um arquivo TXT, que fica configurado no DNS do domínio, onde se encontram os endereços IP/servidores que têm autorização para enviar mensagens pelo domínio em questão.

  • O que é SPAM?
  • SPAM é uma sigla que significa Sending and Posting Advertisement in Mass, que quer dizer Enviar e Postar Publicidade em Massa. Mas o significado do termo vai um pouco além disso. Podemos dizer que o SPAM é qualquer tipo de mensagem que o destinatário não deu “consentimento” para ser enviada, ou seja, e-mails não solicitados.

  • Como funcionam os filtros anti-spam?
  • Cada servidor de e-mail possui suas próprias regras para filtrar mensagens e considerá-las como SPAM ou não. Os servidores da Task, por exemplo, funcionam da seguinte forma:

    O filtro de anti-spam atribui uma nota para a mensagem que varia de 3.0 (mais rígido) a 12.0 (muito tolerante). Quanto mais alta a nota do e-mail, mais chance essa mensagem tem de cair no SPAM. Por padrão, nosso filtro anti-spam fica configurado com a pontuação 6.0.

    Veja como alterar a sensibilidade do filtro Anti-Spam dos e-mails da Task em nosso Wiki.

    Existem muitos motivos para um servidor ter uma nota alta e, consequentemente, uma reputação baixa. Pode acontecer, por exemplo, de algum e-mail ter sido marcado diversas vezes como não confiável. Além disso, marcar mensagem como spam contribui muitas vezes para isso, fazendo com que a reputação do servidor fique ruim na internet.

    Também é importante saber que existem bases de dados de reputação e de listas negras (ou blacklists) na internet que são consultadas pelos provedores de e-mail, para saberem se o servidor de origem está listado como não confiável.

    Quadro comparativo: e-mail x outras ferramentas


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